Pon una checklist en tu vida
Si quieres dominar el mundo, pon una checklist en tu vida.
Suena muy radical, pero organizar procesos mediante una lista de tareas (a.k.a. checklist, o lista de control, o simplemente lista) puede marcar una diferencia brutal en la ejecución de proyectos, desde mandar al hombre a la luna, pasando por crear una página web, o simplemente ir al supermercado.
Me atrevo a decir que las checklist son el mejor invento de la historia.
Pero antes de que me taches de flipado déjame contarte…
Dos ejemplos muy sonados:
Cuenta la leyenda que la OMS se puso en contacto con Atul Gawande (un cirujano muy pollúo) para que se uniera a un proyecto que buscaba reducir el número de muertes durante cirugías en todo el mundo.
Y… ¿Qué se le ocurrió al bueno de Atul?
Hacer una lista, como no podía ser de otra forma.
Pero tampoco se quebró mucho la cabeza, ¿Eh?
Realizó una lista con 19 elementos, que se tardaba unos dos minutos en completar.
Esta lista se mandó a todas partes, desde el último pueblo random de Tanzania hasta un hospital de Washington, y pasado un tiempo los resultados fueron muy reveladores:
La tasa de complicaciones descendió un 35% y la tasa de mortalidad descendió un 47%.
El otro ejemplo viene nada más y nada menos que de Buzz Aldrin (que no Lightyear, jeje).
Buzz fue junto a Neil Amstrong las dos primeras personas en pisar la Luna. (Por cierto, ¿Sabías que 12 personas han pisado la luna? WTF)
Cuando le preguntaban al señor Aldrin sobre su experiencia pilotando la nave Apollo 11, el se limitaba a responder que su trabajo era seguir y repasar una lista de tareas una y otra vez.
Nadie había ido a la luna, se trataba de una misión que se realizaba por primera vez en la historia y cuyas variables eran incontables.
Sin embargo, para simplificar el proceso, lo único que se nos ocurrió fue tachar uno a uno el siguiente ítem de la lista.
Realizar esa lista con sumo cuidado y minuciosidad fue lo único que convirtió algo imposible en posible.
Bueno, no quiero subestimarte, pero creo que ni tu ni yo vamos a salvar vidas ni a ir a la Luna, pero podemos sacar algunas conclusiones interesantes de esas dos batallitas:
¿Por qué te doy la chapa con las listas?
👉Porque las checklists nos ayudan a mejorar nuestra productividad:
Guardar el cepillo de dientes o meter ropa interior en el equipaje de mano antes de un viaje, son pequeños detalles fáciles de olvidar que pueden dar mucho por culo cuando hacen falta.
Cuando hacemos rutinas en nuestra vida laboral y persona, tendemos a poner el piloto automático, y es muy fácil que algunas veces se nos olvide algún que otro detalle.
👉Porque puedes crear una checklist para cualquier cosa.
Por muy estúpida que parezca esa tarea o rutina, si te ayuda a mejorar ¿Quién puede juzgarte? 🤷
👉Porque debes darle un descanso a tu cerebro
Si eres como yo, seguramente más de una vez has preferido memorizar cosas en lugar de hacer una lista. Y si, más tarde te acuerdas, y pasados unos días también.
¿Pero cuando pasa una semana, te sigues acordando paso a paso de todo? Ya sea una receta de cocina o la lista de la compra.
Son cosas fáciles, pero seguro que te dejas algo.
Ya sabes, esa sensación de que se te está olvidando algo.
Si tomas la costumbre de hacer listas, le estas evitando a tu cabeza ese calentamiento innecesario.
Ya hacemos un uso intensivo de nuestro cerebro a diario, no lo fuerces aún más con tonterías que podrían formar parte de una checklist.
👉 Porque reduce la ansiedad
Una lista de tareas bien estructurada te da la sensación de tenerlo todo bajo control y eso es algo primordial si sufres de ansiedad
¿Cómo hacer la checklist perfecta?
- ❒ Observa el procedimiento
En este paso, lo importante es ver todo el escenario, a vista de pájaro, desde arriba, como si se tratara de un video de todo el proceso. Es indiferente si te toma una hora, un par de días o toda una semana. Activa el modo «big picture» y empieza a sacar conclusiones.
- ❒ Graba el procedimiento
Escribe todo lo que te llegue a la cabeza mientras vas recordando. Cuando ya lo tengas escrito y bien definido, es momento de volver a realizar el proceso a partir de lo que ya escribiste. - ❒ Perfecciona el procedimiento
Nadie consigue algo perfecto a la primera, así que cuando estés siguiendo tu lista y veas que algo no va bien, corrígelo o mejóralo. - ❒ Enséñales el procedimiento a otros
Y es el último punto en el que quiero hacer hincapié.
Si haces listas de tareas de todo lo relacionado con tu trabajo o ese proyecto digital que quieres emprender, podrías delegar el «grueso» del trabajo con toda la garantía de que se realizará un buen trabajo.
¿No crees que merece la pena?
La hora de la verdad
Si estas utilizando una checklist para cosas complejas, probablemente te encuentres con «la hora de la verdad».
Es ese momento en el que no hay punto de retorno, y para entonces debes de haber revisado tu lista de tareas antes de continuar y en el que puedes predecir un problema antes de que pase.
- Si estás haciendo la compra, la hora de la verdad es cuando estás en la caja.
- Si estás creando una web o escribiendo un artículo, la hora de la verdad es cuando le das al botón de publicar.
- Si eres Atul Gawanda, ese momento es justo cuando realizas la primera incisión.
- Si eres piloto de avión, es ese momento en el que mueves la palanca de aceleración.
A medida que avances y diseñes tus propias listas de control, trata de pensar en estos puntos de pausa e incluirlos en tu procedimiento.
Por otro lado, cuando se trata de un proceso delicado o más complejo, es recomendable tener la lista en físico y revisar que cada ítem se cumpla, sin que se salte ninguno por accidente.
Las checklists te pueden sonar como algo demasiado convencional como para que su impacto sea tan remarcable en el éxito de lo que a diario hacemos.
Sin embargo, la utilizamos para realizar una ejecución perfecta, limpia y rápida de un proceso.
Útil para escenarios simples y complejos, para obtener un resultado óptimo de las actividades que demandan un alto desempeño y no cometer errores garrafales solo porque ocurrió una pequeña distracción. (en mi caso, nunca olvidaré llevar pañuelos cuando salgo a correr por el monte 😬)
Conclusión
Seguramente, una checklist no va a solventar el 100% de tus problemas, pero si confías en esta estrategia seguro que percibes algo de ayuda en alguno de tus procesos.
Si las checklists son útiles para los neurocirujanos, creo que también lo son para nosotros.
Y tú, ¿Qué opinas? ¿Estás siguiendo alguna lista de manera recurrente? ¿Vas a probar a hacer una checklist en alguna de tus rutinas o procedimientos?
¡Cuéntame! O mejor aún…
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