Gestión del tiempo en 4 pasos. Guía definitiva para organizar y aprovechar el tiempo.

Guía para la mejor gestión del tiempo

Una buena gestión del tiempo es vital si quieres ser una persona productiva y mejorar tu calidad de vida, ¡Pero no es tarea fácil!. Si no prestas atención a tu día a día, es posible que se te escapen la vida en pequeños detalles (o ladrones del tiempo) y es una pena, porque como todos sabemos, el tiempo perdido no se puede recuperar.

Te aviso que, aunque merece la pena, este artículo es bastante extenso, ya que vamos a cubrir todo esto en 4 pasos:

• Auditoría de administración del tiempo.
• 4 trucos vitales para organizar el tiempo de forma efectiva.
• 6 consejos de productividad para aprovechar el tiempo.
• Cómo identificar a los ladrones del tiempo.

Abróchate el cinturón… ¡Se avecinan curvas!

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Administración del tiempo

Imagina a una persona que vaya por la calle que cada dos minutos va repartiendo 120 euros a todo el que se cruza en su camino.

Lo tacharíamos de loco ¿Verdad? Bueno, pues la gran mayoría de nosotros hace eso, pero no con dinero, sino con nuestro tiempo.

Suponiendo que dormimos 8 horas de manera regular, disponemos de 57600 segundos para usar en nuestro día a día.

Y cuando malgastas un par de minutos mirando las redes sociales, son 120 segundos que han volado.

Tampoco nos tenemos que volver máquinas perfectas que no malgastan ni un segundo de sus vidas, pero sí que estaría bien ir analizando dónde tenemos el «grifo abierto» de nuestro tiempo con el fin de reajustar esas tuberías y redirigirlas al sitio que más ilusión nos haga.

Es por ello que vamos a empezar haciendo un ejercicio muy dinámico y visual, hagamos una auditoría para analizar nuestra administración del tiempo.

Auditoría del tiempo

Tiempo de realización: 30 minutos

Herramientas necesarias:

• Post-its de 2 colores diferentes.
• Una superficie grande, ya sea mesa, pared o una pizarra.
• Honestidad. Esto es un ejercicio para ti, no te auto-engañes ni maquilles cosas sobre tu tiempo o no vamos a arreglar nada.

Tenemos que hacer una introspección en cómo es nuestra vida ahora mismo, así que el primer paso será calcular cuántas horas de media dormimos cada día, y lo vamos a restar a las 24 horas de un día completo.

• ¿Duermes 6 horas? Pues agarra 18 post-it
• ¿Duermes 7 horas? Agarra 17 post-it
• ¿Duermes 8 horas? Agarra 16 post-it

¿Y para qué quiero post-it de dos colores? Utiliza un color para bloques de 1 hora, y el otro color para bloques de media hora.

Así que ahora, desde que nos levantamos hasta que cerramos los ojos, vamos a ir anotando en cada post it lo que hacemos. Intenta no generalizar demasiado, pero tampoco hay que profundizar mucho, más bien un termino medio.

Por ejemplo, en mi caso, en lugar de poner 3 post-it con «trabajo», Haría 1 de «responder emails», otro de «escribir contenido» y otro de «gestión del curso».

Tal vez puedas utilizar 2 post-it de 30 minutos que sean de higiene personal, uno por la mañana y otro por la noche, o tal vez lo mismo pase si inviertes ese tiempo en ir a trabajar o a la tu escuela/universidad/gimnasio.

No te doy mas ejemplos porque no quiero sugestionar tus ideas al hacer este ejercicio. Invierte al menos 10-15 minutos pensando y rellenando el contenido de los post-it.

Gestión del tiempo según tus objetivos

Perfecto, ahora que has rellenado los post-it correspondientes a todas las horas que estas funcionando en un día normal. Seguro que ya tienes alguna que otra idea sobre donde tienes fugas de tiempo.

Ahora, una vez tienes delante de ti esos 15/20 post-it puestos más o menos en orden desde que te levantas hasta que te acuestas, es momento de hacerte la siguiente pregunta:

¿Qué objetivo a corto-medio plazo quieres conseguir? Puede ser terminar algún proyecto que tengas a medias, o aprender algo que te hace ilusión y que nunca te has tomado muy en serio, ¡Lo que sea! pero algo que sepas dentro de tí que va a suponer un impacto positivo en tu vida.

Algunos ejemplos pueden ser:

• Hacer una página web
• Aprender a utilizar alguna aplicación que te pueda venir bien en tu trabajo o estudios (foto, video, música, programación, analítica, dibujo, etc..).
• Empezar o terminar un libro que tienes pendiente.
• Empezar a aprender una habilidad nueva (visita la biblioteca de habilidades)

En cuanto tengas ese objetivo, necesitas poner una fecha de ejecución para darle seriedad y poder trazar cómo va a ser el camino hasta llegar a cumplirlo.

Ordena tu tiempo agrupando los post-it

Tal vez, si consigues mejorar tu productividad en alguno de los post-it, consigas ganar más tiempo, el cual usar para tu nuevo objetivo. Veamos algunos ejemplos a modo de inspiración, de aplicaciones a nivel personal y profesional:

• Si todos los días dedicas 1 hora y media entre comer y cocinar, tal vez sea buena idea preparar comida más sencilla, (o hacer comida para varios días), y en lugar de sentarte a comer viendo la televisión o charlando con tus compañeros de trabajo, amigos o familiares, puedes centrarte en comer un tupper con tu comida preparada y evitar distracciones. De esa manera podrías ahorrar al menos 30 minutos cada día en tu ámbito personal
• Tal vez haya una tarea mundana en el trabajo que puedas optimizar para que te consuma menos tiempo ejecutarla, o haya una técnica de estudio que te resulte más eficiente a la hora de tomar notas para preparar un examen. Es conveniente buscar nuevas formas de hacer las cosas cada cierto tiempo, pues podría ayudarte a hacer las cosas más rápido. En mi experiencia personal, invertir un día viendo tutoriales sobre edición de video me ayudó a conocer atajos y trucos del teclado para poder editar de forma más eficiente. La producción de un video que antes me podía ocupar 3 horas, ahora la podría tener en menos de 2 horas.
• Otro caso, que es un poco más tonto pero sirve a modo de ejemplo, es llenar el depósito del coche siempre al máximo (si la economía lo permite, ¡claro está! jaja), De esta forma, a la larga, evitarás más desplazamientos a la gasolinera, por lo que puedes ahorrar algo de tiempo. ¡Y lo mismo pasa con ir al supermercado!

Haz pequeños sacrificios y renuncia a cosas para liberar tu tiempo

La gestión del tiempo y la disciplina van agarrados de la mano.

Sé que a veces es muy difícil decir que no, pero al final en tu vida tienes que tomar tus propias decisiones y a veces lo urgente no es lo importante. Tal vez tengas compromisos en tu calendario con los que no estás del todo conforme, pero los haces de todas formas por tal de satisfacer a familiares, pareja, compañeros de trabajo o amistades.

• Por ejemplo, si después de concluir tu jornada laboral, o al salir de la universidad acostumbras a tomar algo con tus colegas casi a diario, pues tal vez podrías renunciar y hacerlo tan solo 2 veces a la semana y así liberar más horas de tu calendario para cumplir tus objetivos.
• Tal vez has quedado con amigos para jugar a videojuegos después de cenar, pues igual en lugar de jugar 3 o 4 partidas, podrías jugar tan solo una o dos, y así has matado el deseo sin tampoco ocupar demasiado tiempo. (Más abajo hablaremos sobre los ladrones del tiempo en tu vida personal)

Cómo organizar el tiempo: 4 trucos de productividad

Existen muchos dispositivos y apps que te ayudarán con la gestión del tiempo y productividad…

Encontrarás calendarios, recordatorios, o listas de tareas que te dirán lo que tienes que hacer…

No obstante, se recomienda únicamente seguir estos simples consejos, ya que da igual la última moda o tendencia en el mundo de la productividad personal, lo que nos interesa es aprender a organizar el tiempo de una forma efectiva, y para eso hay que dejar a un lado cualquier cosa que suene exquisita.

No te vendo más la moto, si llevar estos 4 trucos a rajatabla, vas a notar un aumento en tu productividad.

• Elimina el trabajo a medias y concéntrate lo más que puedas.
• Empieza cada día con las cosas más relevantes de tu día. Prioriza las tareas.
• Cumple y apégate tu horario, para así crear el hábito, sin importar que tan pequeño aparente ser el logro.
• Separa lo urgente de lo importante.

No trabajes a medias

La trampa del “trabajo a medias” puede venir en diferentes formas, pero independientemente de cómo caigas en ella, el resultado será el mismo: nunca estás totalmente concentrado con la tarea que tengas.

Cuando estas con la multitarea y la mantienes durante un buen rato, tienden a pasar dos cosas:

• No prestas atención suficiente a lo que estas haciendo: esto te causa que tardes más tiempo de lo normal en completar dicha tarea.
• Es más fácil que cometas errores: y depende de cómo de grave sea el error, tendrás que repetir parte de la tarea (o la tarea entera).

En cualquiera de los dos casos, cuando trabajas a medias, terminas malgastando el tiempo.

Piensa en ello, si una tarea que te ocupa 2 horas porque estas en «piloto automático», si dedicaras tu 100%, es posible que te ahorres 15 o 20 minutos.

Si esto lo repites con diferentes tareas a lo largo de la semana, podrías rascar fácilmente 2 o 3 horas semanales (como poco) que poder invertir en algo que te brinde más felicidad que estar escuchando música mientras rellenar datos en una hoja de cálculo o repetir por décima vez la última página del temario de tu examen mientras miras Instagram.

Haz primero la tarea más importante

El desorden y el caos tienden a incrementarse a medida que avanzas en el día. Al mismo tiempo, las decisiones y elecciones que haces en el día tienden a reducir tu fuerza de voluntad. Por lo tanto, muy posiblemente comiences a tomar decisiones erróneas con frecuencia al finalizar tu jornada, mucho más que al inicio.

De la misma manera, ese principio es aplicable a tus entrenamientos físicos. Solo piensa: a medida que avanzas en la rutina, tiendes a tener menor voluntad para seguir con cada serie, repeticiones o ejercicios con mayor grado de dificultad. Por ende, lo que debes hacer es empezar a hacer lo importante primero que todo.

Por ejemplo, un escritor que deba realizar un artículo importante, lo primero que debería hacer (después de tomarse un café, por supuesto), es iniciar a escribirlo de inmediato. Igualmente, si hay algún tipo de ejercicio fuerte que debas hacer, hazlo al comienzo de tu rutina.

Es simple, hacer las cosas relevantes antes que lo demás, evitará que tengas días sin nada importante hecho. Si consigues efectuar esta estrategia en el día a día, tendrás jornadas mucho más productivas, incluso si sucede alguna que otra situación fuera de tus planes. ¡Es lo único que vas a necesitar para lograr ese éxito deseado!

Cumple con tu horario

Somos lo que repetimos.

Una de las frases que más me gustan y que utilizo mucho en mi curso de productividad es:

Es importante que tu administración del tiempo quede plasmada en un calendario y que lo cumplas a rajatabla.

Pero en lugar de forzarte a cumplir una tarea específica, prueba a dedicar bloques de tiempo a temáticas concretas.

Por ejemplo, en mi caso personal, mi calendario tiene un bloque que dice «escribir contenidos», y luego según la semana, el volumen de trabajo en otras áreas, las prioridades del proyecto y mi motivación personal, invertiré ese bloque en escribir este artículo sobre la gestión del tiempo, o tal vez escribiré un guión para el anuncio que utilizaré en mi curso de productividad personal.

De esta forma, estoy más centrado en el hábito de escribir, más que en la necesidad de terminar tareas en cada bloque de tiempo que tengo, por lo cual no me agobio ni me estreso y puedo mantener mi foco.

Veamos otro ejemplo; supongamos que te despiertas con el objetivo de correr 5 km durante la tarde. Pero entre unas cosas y otras, se te ha echado el tiempo encima y ya no dispones del tiempo suficiente para correr esa distancia. ¿Qué hacemos en ese escenario? Tenemos principalmente dos opciones:

• La primera opción es la de decir: “No hay tiempo suficiente como para hacer ejercicio hoy”, así pues, cambias la actividad planeada y te dedicas a trabajar en otras cosas. Eso es lo que muchos normalmente harían.

• La segunda opción es reducir el «alcance», pero respetar por completo el calendario. En vez de correr 5 kilómetros, corre tan solo 2 o haz un circuito de sentadillas, zancadas y burpees, por ejemplo.

De esa forma te apegas a lo planeado, y te ejercitas sin darle relevancia a qué tipo de ejercicio hagas. No te has quedado a cero, sino que has progresado.

Este tipo de procedimientos conlleva a un mayor éxito a largo plazo, en contraposición a la primera opción. Como te decía al principio de este punto, somos lo que repetimos.

Diferencias entre lo urgente y lo importante

Veamos un par de situaciones similares que te ayudarán a entender lo que es importante, pero no parece “urgente”:

• Faltar a un día de entrenamiento en el gimnasio no es urgente, pero sin duda es importante para tu salud a largo plazo.
• Normalmente pensamos que no podremos “morir del estrés”, pero considera que, si no aprendes a controlarlo, si existe una gran posibilidad de que suceda.
• Tener una dieta balanceada con productos naturales no procesados no es necesario para vivir, pero sí que reducirá tu riesgo de cáncer y enfermedades.

Como aprovechar el tiempo – 6 consejos de productividad

1. Pon fechas en tu lista de tareas

Esto te permitirá completar tus tareas de forma más efectiva. Tal vez no de la forma más adecuada, pero pronto te darás cuenta de cuantas cosas de tus listas son importantes o prioritarias y otras no tanto.

Adicionalmente, cada día podrías elaborar una lista con las 3-5 cosas que vas a hacer en el día y así controlar el tiempo que pasas y dándote cuenta de las veces que estás haciendo cosas que no tienen que ver con lo escrito en la lista. Esto te ayudará a aprovechar el tiempo aún más.

Aprende más sobre el poder de las checklists.

2. Vete a dormir cada día a la misma hora

¿Te imaginas una vida donde te despiertes sin el estrés de la alarma del teléfono sonando?

Cuando creas el hábito de ir a dormir a la misma hora cada día no solo te ayudará a que te duermas más rápido, sino que también te levantarás a la misma hora con tanta precisión que en unas semanas no necesitarás ni poner una alarma. La gestión del tiempo empieza incluso antes de empezar el día.

Si encima haces todo lo posible por irte a dormir un poco antes de lo que normalmente te vas a la cama, te despertarás antes y podrás aprovechar el tiempo en hacer algo que sea bueno para ti. En el siguiente punto hablo más sobre ello.

3. Pon el modo avión en tu móvil las primeras horas del día

Sé egoísta y convierte las primeras horas de las mañana en tiempo para ti. Dedica tiempo a analizar cómo te sientes y toma el control de tu tiempo antes de que otros compitan por el. Puedes aprovechar estas horas de tranquilidad para hacer deporte, o para dedicarlas a tus proyectos personales. Pero es importante que estas horas sean tuyas y no las regales ni a la cama ni a cualquier otra cosa o persona que no seas tu. No dejes que los ladrones del tiempo te quiten las primeras horas de tu día.

Yo personalmente lo primero que hago al levantarme es beber un buen vaso de agua fría, realizar 5-10 minutos de estiramientos, una ducha para terminar de espabilarme y luego, mientras me tomo un café, me gusta aprovechar el tiempo leyendo 15 minutos sobre estoicismo, marketing o crecimiento personal. Te recomiendo las meditaciones de Marco Aurelio, es un libro genial que puedes abrir por donde sea, leer un par de páginas y hacerte reflexionar mientras vas al trabajo y sales a caminar un rato.

4. Elimina todas las distracciones

Cuando interrumpes una tarea que estes haciendo para responder a un email, ayudar a alguien con lo que sea o para mirar las notificaciones en tu móvil, estás disrumpiendo o evitando por completo el entrar en tu «flow de trabajo» (también llamado trabajo profundo o deep work).

Es muy fácil encontrarse procrastinando cuando estás constantemente dejando que elementos externos se interpongan entre tus tu atención y tu trabajo.

En lugar de entrar y salir sin parar de tu flow, designa parte de tu tiempo a lidiar con todas estas tareas. De esta forma podrás trabajar bajo tus propios términos y no bajo las demandas de los demás.

Este punto es parecido al punto anterior. Sé egoísta, pero esta vez con tu trabajo.

Pero… ¿Cómo podemos organizar el tiempo para entrar en el flow? Lo explico en el siguiente punto.

5. Entrena tu flow

Es imposible que mantener la concentración durante horas si nunca lo has practicado o no puedes entrar en tu flow con facilidad. Es como una persona que nunca ha hecho ejercicio y de repente se pone a correr 10 kilómetros. Podría llegar a la meta… ¿Pero a qué precio?.

La concentración también se entrena. Y la mejor forma de aprovechar el tiempo y combatir la falta de concentración es con la técnica del pomodoro.

El nombre de esta técnica viene del típico temporizador de cocina con forma de tomate que sirve para calcular el tiempo en la cocina, pero también lo podemos aplicar para organizar el tiempo en nuestro espacio productivo.

La idea es que pongas el temporizador durante 20 minutos y mientras dure vayas a muerte con la tarea que te hayas planteado. Una vez pasen los 20 minutos, te das un descanso de 5 minutos.

A ese ciclo se le llama «1 pomodoro». Ahora has de repetir el ciclo hasta cumplir 4 pomodoros, pero en el último, en lugar de hacer 5 minutos de descanso, puedes hacer un descanso más largo.

Esta técnica te ayudará a entrenar tu concentración, y pasadas unas semanas te puedes permitir el lujo de cambiar los tiempos según como te veas de capaz.

Tal vez en el futuro puedas organizar el tiempo en pomodoros de 1 hora en lugar de 25 minutos. ¿Quién sabe?

6. Si puedes hacerlo en 2 minutos, hazlo y punto. No lo pienses.

Hacer la cama, sacar los platos del lavavajillas, o devolver la llamada a un cliente… Muchas veces nos da pereza hacer una tarea que sabemos es muy pequeñita, pero no tenemos ganas de hacer. Luego esas tareas más pequeñas se acumulan y terminan volviéndose un drama. Si estás con esa cosa en la mente, hazla y punto, no lo pienses y así liberas espacio en la mente para otras cosas.

Si por lo que sea no puedes hacer esa mini tarea que ronda por tu mente porque estás en tu flow, prueba a hacer una lista a mano de esos cosas y ponte como reto hacerlas todas del tirón durante el descanso final de tu pomodoro (explicado en el punto anterior).

Ladrones del tiempo

Los clásicos Netflix y Youtube, tumbarte en el sofá a ver la tele, los videojuegos, las redes sociales…

Lo ideal es que poco a poco vayamos reduciendo el tiempo que invertimos en dichos ladrones del tiempo. Revisa los post-it que pusiste en la sección de administración del tiempo (auditoría). Según la meta u objetivo te has propuesto, tendrás que reemplazar post-it antiguos por nuevos, donde escribirás el nombre de tu nuevo objetivo.

Pero es posible que apenas tengas de esos «ladrones del tiempo» en tu calendario, o no puedas eliminarlos, o simplemente no quieras eliminarlos por completo ya que los utilizas a modo de «desconexión» después de un día intenso.

Si puedes reducir el tiempo con esos ladrones del tiempo, ¡Genial! Pero si no… aquí van algunas alternativas:

Agrupa tus distracciones:

Si designas una hora en el día para consumir contenidos en Instagram, Facebook, Twitter, Reddit… Pronto te distraerás menos con cada notificación que va entrando a lo largo del día, pues tienes un ratito designado para mirar todo eso.

Recicla tus distracciones:

Si por ejemplo te ves gastando mucho tiempo viendo series de televisión, tal vez podrías, mientras ves dichas series, hacer un poco de bicicleta estática o elíptica, o tal vez una rutina de abdominales o estiramientos.

O podrías organizar el tiempo para escuchar tus audiolibros favoritos o aprender idiomas mientras conduces de camino a casa.

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